Olen projektidega ja projektijuhtide koolitamisega kokku puutunud tänaseks 25 aastat. Selle aja jooksul ei ole ma näinud ühtegi projekti, kus ei oleks tehtud mõnda viga. Vead on projektides loomulikult mittesoovitavad, kuid kahjuks vältimatud. Seda seetõttu, et iga projekt on mingis mõttes unikaalne ning teha tuleb selliseid töid, millega täpselt samal kujul ei ole varem kokku puututud.
Vigade konstruktiivseks käsitlemiseks ei tohiks neid vaadata kui katastroofe ega ka peita. Järgnevalt tooks välja, kuidas projektijuht peaks meeskonna liikmete poolt tehtud vigu õigesti käsitlema ja vigade tekkimise põhjuseid kõrvaldama.
Vigade põhjused
Vigadel võib olla väga erinevaid põhjuseid. Vaatleme kõige neist kõige tavapärasemaid koos võimalike lahendustega.
- Vältimatud vead
Projektide korral puutume me sageli kokku tööülesannetega, millega meil ei ole varasemat kogemust. Paljud tööde korral peame me kasutama nn „katse-eksitus meetodit“. Sealjuures ei ole vead välditavad. Need on loomuliku õppeprotsessi osad ja üks osa projekti edenemisest. Siiski tuleb tegeleda vigade tagajärgedega ja hoolitseda selle eest, et mitte korrata tehtud vigu. - Puudulikud erialased teadmised
Kui projektimeeskonna liige teeb palju tehnilisi vigu, võib see tuleneda sellest, et tal ei ole piisavalt erialast kompetentsust. Kui te olete valinud ta enda meeskonda, ei saa te süüdistada ainult teda tehtud vigade eest vaid ka ennast. Ilmselt olete te tema kvalifikatsiooni valesti hinnanud.Nüüd on teil on nüüd kaks võimalust: kas hoolitseda selle eest, et töötaja saab täiendava koolituse ning ta omandab vajaliku kvalifikatsiooni või vahetate selle meeskonna liikme välja.
- Ei soovita abistamist
Mõned meeskonna liikmed soovivad teha temale usaldatud töid ja ei soovi, et neid abistataks. Sellist käitumist võib sageli täheldada algajate juures, kes soovivad näidata, et nad saavad kõigega hakkama. Mõnest situatsioonist ei ole aga võimalik ilma abita välja tulla. Kui sellisel juhul abi ei otsita on lõpptulemuseks see, et tekkivad vead.Kõige parem on teavitada meeskonna liikmeid sellest, et abi otsimine keerulistes situatsioonides ei ole ainult lubatud vaid tungivalt soovitatav. Küsige projektimeeskonna liikmetelt regulaarselt, kas nad vajavad abi ja vajadusel pakkuge seda kas teabe või mõne kogenuma kaastöötaja näol.
- Vead, mis võivad juhtuda kõigiga
Krooniline ülekoormus või väike tähelepanematus on üldised ebaõnnestumise põhjused. Selliste vigade vähendamiseks saate meeskonna liimetele regulaarselt meelde tuletada, kui oluline on töötada hoolikalt ja täpselt. Projektijuhi kõige olulisem panus selliste vigade vältimiseks on siiski projekti selline planeerimine, et tööülesannete täitmiseks oleks piisavalt aega.
Reeglid projekti vigade käsitlemiseks
Mida varem viga avastatakse, seda lihtsam ja odavam on selle kõrvaldamine. Meeskonna liikmetele on aga omane see, et nii enda kui kolleegide vigadest ei soovita teatada ja proovitakse hakkama saada ilma kõrvalise abita. Seetõttu on vaja projekti alguses kõiki osalejaid teavitada, kuidas nad peaksid käituma oma ja teiste töörühma liikmete vigade korral. Kõige parem on need reeglid üheskoos läbi arutada ja kehtestada projekti algusnõupidamisel.
Vigade käsitlemise reeglid võivad olla näiteks järgmised:
- Töötame tähelepanelikult ja otsime abi vigade vältimiseks.
- Me teavitame projektijuhti vigadest nii kiiresti kui võimalik – võimaluse korral juba koos teabega tagajärgede, pakutud lahenduste ja meetmetega, mis võimaldaksid seda viga tulevikus vältida.
- Me ei süüdista kedagi ega tee etteheiteid kellelegi.
- Oluline on keskenduda vea tagajärgede kõrvaldamisele, mitte süüdlase otsimisele.
- Me mõtleme välja lahenduse, kuidas tehtud viga tulevikus vältida.
- Me võtame kasutusele kõik vajalikud ettevaatusabinõud, et vältida või minimeerida võimalike vigade tekitatud kahju.
Kohanege olukorraga
Väga pingelises situatsioonis võib ka mõni väike viga olla viimaseks piisaks karikas, mis paneb emotsionaalselt ja sageli valesti käituma. Isegi sellises olukorras peaks projektijuht hoidma oma emotsioone kontrolli all. Projektijuhi reaktsioon peaks olema vastavuses vea iseloomuga ja selle tagajärgedega ning isegi halvimal juhul peaks kriitika tuginema faktidel. Igal juhul tuleb vältida solvanguid ja isiklikke rünnakuid. Töötajad mäletavad, kui neid on koheldud teiste ees ebaõiglaselt. Ebakohased reaktsioonid avaldavad negatiivset mõju kogu töörühmale. Kõik saavad signaali, et projektijuht võib ka nende veale järgmine kord sama moodi reageerida ning see viib lõppkokkuvõttes vigade varjamiseni.
Väike viga – suur viga
Väikesi vigu, mida saab kiiresti ja vähese vaevaga korrigeerida, ei oleks üldse vaja mainida. Tõsiste tagajärgedega, suurte vigade korral on aga mõistlik vestelda vea teinuga nelja silma all, et teha kindlaks, kuidas ta ise hindab oma viga, mis vea põhjustas ja kuidas saaks seda viga parandada ning tulevikus vältida.
Tunnista oma vigu
Ka projektijuht ise võib teha vigu, sest keegi meist ei ole ilmeksimatu. Enda tehtud vigu tuleb projektijuhil ausalt ja otsekoheselt tunnistada. Kõiki projektis osalejaid ärritab ja demotiveerib see, kui projektijuht teiste vigu näeb ja neile reageerib, kuid oma vigu ei tunnista. Vigade käsitlemise jaoks ei saa olla kahte erinevat mõõdupuud. Oma vigade tunnistamine on sageli raske, kuid ainult nii saab projektijuht kaasa aidata edasiviiva veakultuuri tekkimisele.
