Kümme soovi aastaks 2020 seoses projektijuhtimisega

/, Mitmesugust, Praktilised näpunäited, Projektijuhtimine/Kümme soovi aastaks 2020 seoses projektijuhtimisega
  1. Soovin, et ettevõtetes hakatakse väärtustama projektijuhi kutset.
    Üldiselt tundub valitsema arvamus, et projektijuhiks sobib pea igaüks, kes teab sõna projekt tähendust. Tegelikult nõuab projektijuhtimine siiski teatud oskusi, mida on võimalik tõendada kutsetunnistusega.
  2. Soovin, et iga projektijuht võtaks projektide plaanimiseks ja juhtimiseks kasutusele sobiliku tarkvaralise lahenduse.
    Kasutada projektide aja- ja ressursside plaanimiseks täna veel ainult Excelit on sama, kui kasutada arvuti ja tekstitöötlusprogrammi asemel trükimasinat.
  3. Soovin, et era- ja avaliku sektori projektijuhtimine hakkaks elama ühes maailmas.
    Kui see juhtuks, siis äkki jääks juhendmaterjalidest välja lauslollused nagu: „Projekti eesmärke ei ole sageli võimalik projekti kestel saavutada, kuid väljundeid peab olema võimalik toota projekti kestel.“ Vaata juhendmaterjali (6 lk viimane rida).
    Erasektoris nimetatakse projekti, mis oma eesmärki ei saavuta, ebaõnnestunud projektiks. Avalikus sektoris näib olevat aga arvamus, et eesmärgi mittesaavutamine on täiesti OK.
  4. Soovin, et iga projekti korral hakatakse eristama projekti eesmärki projektijuhi jaoks ja projektist tulenevaid kasusid tellijale.
    Projekti eesmärk on alati midagi konkreetset, mille valmis- või olemasolu saab hinnata projekti lõpus. Projekti kasu on need tulemused, mille saavutamiseks projekt käivitatakse ja mis realiseeruvad üldjuhul alles pärast projekti lõppu ning mis huvitab tellijat. Projektijuht saab vastutada projekti eesmärgi saavutamise eest, aga mitte kasu realiseerumise eest.
    Kui probleemiks on see, et mind ei rahulda olemasolevad elamistingimused ja ma käivitan individuaalelamu ehitamise projekti, siis peale projekti lõppu on probleem lahendatud. Elamistingimused on sellised, millistena ma soovisin neid projekti käivitades näha, ja projektiga oodatud kasu realiseerub pärast projekti lõppu.
    Projektijuhi eesmärk oli maja õigeaegselt, eelarve raames ja projektile vastavalt valmis ehitada.
  5. Soovin, et projekte ei alustata tulevikus ilma korrektse lähteülesandeta.
    Lähteülesanne on dokument, kuhu on koondatud kõik olulised projekti kirjeldavad tunnused ja selle alusel on projektijuhil võimalik asuda projekti plaanima.
    Korrektse lähteülesandeta projekti alustamine on sama, kui kõrbematkale asumine ilma kompassi ja kaardita, ainsaks suunanäitajaks päike ja tähed.
  6. Soovin, et igale projektile tehakse tulevikus riskianalüüs.
    Iga projekt, mille me ettevõttes või organisatsioonis käivitame, on seotud riskidega. Me võime kasutusele võtta kõikvõimalikud meetmed, kuid täielikult riskivabaks ei õnnestu meil muuta ühtegi projekti. Siiski saame me riskianalüüsi käigus välja selekteerida need riskid, mida on võimalik vähendada ja seeläbi tõsta projekti õnnestumise tõenäosust.
    Riskianalüüsita projekti käivitamine on sama, mis neljarealise, tiheda liiklusega maantee ületamine kinniseotud silmadega.
  7. Soovin, et kõik ettevõtted jõuaksid tulemusliku projektiportfelli juhtimiseni.
    Reeglina on ettevõtetel samaaegselt töös suur hulk eraldiseisvaid projekte, mis konkureerivad teiste projektidega ühiste ressursside pärast. Sellises paljuprojektilises keskkonnas ja üha pingelisemas konkurentsisituatsioonis muutub järjest olulisemaks projektiportfelli efektiivne juhtimine, mis aitab projekte paremini valida ja prioriseerida ning seeläbi juhtida projekte väiksemate üldkuludega, vähendada riske ning juhtida projektide paljususest tingitud suurt hulka seoseid.
    Tegutsemist paljuprojektilises keskkonnas, ilma projektiportfelli põhimõtete rakendamiseta, võib võrrelda viieliikmelise pere sõiduga maakodust linna, kusjuures kõik viis tahavad jõuda eri linnaosadesse. Ei ole eriti usutav, et me sellises situatsioonis ei mõtle läbi teekonda ja ei pane paika prioriteete, sest muidu võib see sõit kujuneda üpriski aja- ja rahakulukaks.
  8. Soovin, et projektijuhtide valikul ei lähtuta ainult tema tehnilistest oskustest.
    Projekti viivad ellu inimesed ja seega peab projektijuht omama häid sotsiaalseid oskusi ja arusaama sellest, kuidas juhtida inimesi nii, et projekti eesmärgid saavutatakse võimalikult parimal viisil.
    Ainult tehniliste oskustega, kuid inimeste juhtimisest mitte midagi teadvat projektijuhti võib võrrelda mootorratturi lube omava inimesega, kellel tuleb juhtida rahvast täis bussi. Kuidagi liigutakse edasi kuid kõigil on hirm, osadel on süda paha ja tänavanurgad sõidetakse sirgeks.
  9. Soovin, et igas projektidega tegelevas ettevõttes luuakse projektijuhtide töö hõlbustamiseks ettevõtte oma projektitöö mudel.
    Kõik ettevõtted ja projektid on unikaalsed. Ometigi on ühes ettevõttes läbiviidavad projektid mitmes mõttes sarnased. Ei ole ju nii, et täna ehitatakse maju ja homme tegeletakse tarkvaraarendusega. Tänu läbiviidavate projektide teatavale sarnasusele on mõttekas igas ettevõttes luua oma projektitöö mudel, mis kirjeldaks projekti elluviimise protsessi alates algatamisest kuni lõpetamiseni.
    Ilma konkreetse mudelita toimimist võib võrrelda ilma sadulata ratsutamisega. Saadakse küll hakkama, aga millise vaevaga. Ei ole mõtet küsida, kas sadulaga ratsutamine on mugavam kui sadulata ratsutamine ja kas eesli sadul sobib hobusele või mitte. Vastus, kas peaks olema sobiv sadul (mudel) või mitte, on ilmselge.
  10. Soovin, et lõpuks saadakse aru sellest, et iseenesestmõistetavus on projektides kõikide käkki keeramiste „ema“.
    Inimesed, keda tuleb projektijuhil juhtida, on paljudel juhtudel pärit erisuguse töökultuuriga keskkondadest. Isegi kui tegu on ühe ettevõtte projektiga, kus kõik osalejad on samast organisatsioonist, kuid eri allüksustest, tuleb arvestada erinevate töökultuuridega. Igas osakonnas kujuneb välja oma töökultuur, seetõttu ei ole projektis ühtegi enesestmõistetavat asja. Üle tuleb rääkida kõik: mõistetest kuni tegevuse elluviimise ja aruandluseni. Projektijuht peab looma ühise arusaama sellest kuhu minnakse, kuidas kavatsetakse tulemuseni jõuda ning kuidas üheskoos tegutsetakse.
    Selle tegemata jätmist võib võrrelda reisile minekuga, kus osalejad ei tea täpselt mis reisiga on tegemist. Üks arvab, et minnakse rabamatkale, teine arvab, et tehakse linnaekskursioon ja kolmas, et ees ootab hoopis laevareis. Vastavalt sellele pakitakse ka varustus ja valitakse riietus. Seda, mis reisil juhtuma hakkab võib nüüd igaüks ise ette kujutada.