See lühike kokkuvõte on kirjutatud seepärast, et päris paljudel kordadel on kliendiga koolituseelsel kohtumisel minult küsitud projektijuhi vastutusvaldkondade ja ülesannete kohta. Loomulikult oleneb kõik sellest, kes on tellija, millised on protseduurireeglid ja töökorraldus konkreetses organisatsioonis, milline on organisatsiooni struktuur jne. Järgnev loetelu põhineb maatriksorganisatsioonil, kus projektijuhil tuleb juhtida projekti, mis hõlmab mitut allüksust.
Projektijuhi vastutusalasse kuuluvad:
- kulude kontroll ja eelarvest kinnipidamine
- tähtaegadest kinnipidamine
- projekti eesmärgi saavutamine
- konfliktide juhtmine
- pädeva projektimeeskonna kokkupanek
- projekti edenemise tagamine
- erinevate juhiste, protseduurireeglite ja tööjuhendite jälgimine
- sujuva kommunikatsiooni tagamine tellijaga ja projekti meeskonnas
- projekti nõupidamiste ettevalmistamine ja läbiviimine
- projektiplaani koostamine, jälgimine ja sellesse vajadusel muudatuste sisseviimine.
Projektijuhi ülesanded on:
- osalemine projekti eesmärgi määratlemises
- endale asetäitja määramine
- meeskonna koostöö koordineerimine
- osalemine meeskonna koostamises
- tööülesannete jaotus meeskonnas
- projekti edenemise jälgimine
- projekti vahe-eesmärkide määratlemine
- pidev kontroll selle üle, millised on kulud ja kas eelarvest on kinni peetud
- tähtaegadest kinnipidamise kontroll
- projekti esindamine tellija ja juhtkonna ees
- vajalike sisemiste ja välimiste kooskõlastuste tagamine
- vajadusel meeskonna liikmete väljaõppe tagamine
- otsustus- ja kooskõlastusprotsesside kirjeldamine
- projekti aruannete koostamine
- projekti dokumentatsiooni koostamine ja haldus
- projekti lõppmaksumuse kalkuleerimine.
Nendest ülesannetest ja vastutusaladest tuleneb väga palju nõudmisi ideaalsele projektijuhi isikule. Ideaalne projektijuht peaks olema:
- erialaselt pädev
- juhtimisoskustega
- sotsiaalseid kompetentse omav
- heade suhtlemisoskustega
- motiveerimisvõimeline
- delegeerimisvalmis ja -oskustega
- koostöövalmis
- seoste nägemise oskusega
- organiseerimisoskustega
- majandusliku ja ettevõtliku mõtlemisviisiga
- algatusvõimeline
- loov
- otsusekindel
- läbirääkimisoskustega
- enesekindel
- paindlik.
Kuna projekti edukus sõltub sageli projektijuhi isikust, peaks juhtkond projektijuhti nimetades pöörame eelpooltoodud omadustele erilist tähelepanu.
Miinimumõigused
Projekti edukaks elluviimiseks on vaja, et projektijuht omaks teatud minimaalseid õigusi, milleks on:
- õigus kaasa rääkida projekti eesmärgi lõplikul määratlemisel
- õigus kaasa rääkida meeskonna koostamisel
- õigus omada projekti puudutavat täielikku informatsiooni
- otsustusõigus
- õigus alamtöid teostajate vahel jagada
- õigus projekti tulemusi vastu võtta ja tagasi lükata.
Projekti meeskond
Reeglina moodustab projekti meeskonna:
- projektijuht
- alalised projektgrupi liikmed
- ajutised projektgrupi liikmed
- projektile teenuseid osutavad firmad või üksikisikud ehk alltöövõtjad.
Lisaks sellele võime rääkida suletud ja avatud projektgruppidest. Suletud projektgrupis on fikseeritud arv inimesi, kes osalevad projektis algusest lõpuni. Avatud projektgrupis muutuvad projektis osalejad vastavalt sellele, millises staadiumis ja milliseid tööülesandeid projektis on vaja täita.